La gestión contable en entidades sin fines de lucro (ESFL), como nuestras asociaciones apícolas, presenta particularidades que requieren protocolos claros y homogéneos. Para apoyar el relevo en las juntas directivas y garantizar la transparencia ante socios y administraciones, hemos elaborado una serie de tutoriales contables aplicados al sector apícola, que ponemos a disposición del conjunto de asociaciones.
En ApiGranca hemos incorporado la gestión contable y el control del stock de medicamentos en el software ERP Odoo, disponible en dos versiones: Community (gratuita) y Enterprise (de suscripción). Esta herramienta aporta numerosas ventajas para una asociación de apicultores:
- 📦 Gestión del inventario de medicamentos con control de lotes, caducidades y trazabilidad.
- 👥 Cuentas individuales de socios, donde se registran cargos (medicamentos, seguros, cuotas) y abonos (subvenciones, devoluciones).
- 📑 Automatización de asientos contables a partir de facturas, compras y subvenciones recibidas.
- 📊 Transparencia y trazabilidad: cada socio puede conocer los movimientos que le afectan.
- 🔄 Liquidación anual simplificada, cruzando automáticamente los saldos de cada socio contra subvenciones y pagos.
- 🗂️ Archivo documental integrado (facturas, resoluciones, justificantes).
- 🛡️ Facilidad para auditorías y controles administrativos, al centralizar toda la información en un único sistema.
Gracias a esta integración, la asociación gana en eficiencia administrativa, transparencia y confianza de los socios.
Además, en ApiGranca hemos desarrollado dos módulos adicionales para Odoo que incorporan funcionalidades específicas para el sector ganadero:
- 📘 Generación individual y masiva de libros mayores: permite enviar, mediante mailmerge, los estados de cuenta personalizados a cada socio de forma rápida y automatizada.
- 💊 Conexión directa entre la dispensa de medicamentos y la receta electrónica: cada movimiento de stock queda vinculado automáticamente a la generación de la receta, garantizando una trazabilidad completa.
Ambos módulos han sido puestos a disposición, de manera gratuita, de todas las asociaciones ganaderas que deseen utilizarlos.
Compartimos aquí seis tutoriales elaborados para dar respuesta a las principales dudas contables que se plantean en asociaciones ganaderas, con ejemplos claros y descargables en PDF.
1. Ingresos en ESFL: uso de la cuenta 720
Aclara por qué las asociaciones no deben utilizar la cuenta 700 de ventas de mercaderías, y cómo corresponde registrar los ingresos propios (cuotas, servicios, actividades) en subcuentas del grupo 720.
👉 Descargar Tutorial Ingresos ESFL (PDF)
2. Cesión gratuita de local municipal
Ejemplo práctico sobre cómo contabilizar la cesión gratuita de un local municipal usado por la asociación. Se trata como una subvención en especie, valorada económicamente e imputada contablemente de forma periódica.
👉 Descargar Tutorial Cesión de Local (PDF)
3. Reembolso de gastos a directivos
Explica el tratamiento contable de los gastos asumidos por los miembros de la junta directiva en el desempeño de sus funciones, contabilizados en la cuenta 654. Incluye ejemplos de gastos justificados que pueden ser reembolsados.
👉 Descargar Tutorial Gastos Directiva (PDF)
4. Intervención Sectorial Apícola (ISA)
Explica el circuito contable de la subvención destinada a medicamentos veterinarios frente a varroosis, póliza de responsabilidad civil y servicios veterinarios. Se detallan los asientos y la aplicación de la subvención a favor de los socios.
👉 Descargar Tutorial ISA (PDF)
5. POSEI
Describe el procedimiento contable cuando la asociación actúa como entidad colaboradora en la gestión del Programa Comunitario de Apoyo a las Producciones Agrarias de Canarias (POSEI). Incluye el uso de cuentas intermedias (4707–522–412) y la liquidación con socios.
👉 Descargar Tutorial POSEI (PDF)
6. Seguro Agrario Combinado – Línea 411 Apícola
Analiza cómo registrar la subvención en la prima del seguro agrario, distinguiendo entre la parte subvencionada por ENESA y por la Comunidad Autónoma. Se explica además el papel de la base de datos CIAS para determinar la subvencionabilidad.
👉 Descargar Tutorial Seguro Agrario (PDF)
✅ Con estos tutoriales, cualquier asociación apícola puede contar con un protocolo contable claro y alineado con la normativa vigente, que garantiza transparencia ante los socios y facilita la justificación de ayudas y subvenciones.